Onboarding in Kitas: 90% der Gründe, weshalb Kitas ihre neuen Mitarbeiter verlieren – und der Baustein, um dieses Problem zu lösen
Es ist unübersehbar: Der Fachkräftemangel in Kitas ist überwältigend. Die Lage spitzt sich zu und der Beruf des Erziehers, der Erzieherin entwickelt sich immer mehr zu einem Engpassberuf.
Für den Fachkräftemangel gibt es viele Ursachen. Um den wachsenden Herausforderungen gerecht zu werden, muss in erster Linie ein Umdenken in der Personalgewinnung stattfinden.
Doch wie schlimm ist die Situation wirklich?
Das Problem: Die 4 dringendsten Brennpunkte in Kitas
Personalmangel: Status quo und düstere Prognose
In jeder zweiten Kita fehlen Erzieherinnen und Erzieher. Die DKLK-Studie 2022 (Deutscher Kitaleitungskongress) veröffentlichte die traurigen Zahlen:
● 57 Prozent (2021 waren es noch 40 Prozent) der befragten Kitaleitungen geben an, dass sie in den zurückliegenden zwölf Monaten in mehr als 20 Prozent der Zeit in Personalunterdeckung gearbeitet haben.
● 16 Prozent (2021 waren es noch 7 Prozent) der Kitaleitungen geben an, in über 60 Prozent der Zeit in Aufsichtspflicht relevanter Personalunterdeckung zu arbeiten.
● Über 9.000 Kitas (2021 waren es “nur” über 4.000 Kitas) in Deutschland haben über die Hälfte des Jahres in Aufsichtspflicht relevanter Personalunterdeckung gearbeitet.
Heißt: Zu viele Kinder für zu wenige Erzieherinnen und Erzieher. Die betroffenen Kitas konnten damit den Betrieb nur unter eingeschränkter Sicherheit der zu betreuenden Kindern gewährleisten.
„Das ist mit Blick auf die enorme Bedeutung des frühkindlichen Bildungsbereichs für die gesamte Bildungsbiografie von Kindern eine Katastrophe“, kommentiert Udo Beckmann, Bundesvorsitzender des Verbandes Bildung und Erziehung (VBE).
Die Prognose für die kommenden Jahre sieht ebenfalls finster aus: Eine Studie der Bertelsmann-Stiftung geht davon aus, dass 2023 in Deutschland etwa 383.600 zusätzliche Kitaplätze gebraucht werden. Um dieser Nachfrage gerecht zu werden und diese Lücke zu schließen, benötige man bundesweit etwa 98.600 zusätzliche Fachkräfte in den Kitas.
Fluktuation: Ständige "Neuerfindung" der Teams und hohe Kosten
Eine Studie der Society for Human Resource Management (SHRM) zeigt auf, dass die Mitarbeitersuche bis zu 60 Prozent des Jahresgehalts eines Mitarbeiters kostet. Doch es kommt noch schlimmer: Die mit dem Umsatz verbundenen Gesamtkosten liegen sogar zwischen 90% und 200% des Jahresgehalts.
Hinzu kommen die ständigen Beschwerden der Familien: Der häufige Erzieherwechsel führt dazu, dass sich die Kinder immer wieder an neue Bezugspersonen gewöhnen müssen – es fehlt ständig eine wichtige Konstante.
Während der Übergangsphase müssen die Kolleginnen und Kollegen Überstunden leisten und teilweise mehrere Aufgabenfelder gleichzeitig abdecken. Und sobald neues Personal endlich da ist, muss sich das Team wieder “neu erfinden”.
Überlastung - Der Gesundheitszustand vieler Erzieher ist kritisch
Die Erzieherinnen und Erzieher sind überlastet. Die Weiterbildungsinitiative Frühpädagogische Fachkräfte (WiFF) am Deutschen Jugendinstitut (DJI) hält fest: 9,1 Stunden pro Tag hatten Kindertageseinrichtungen 2021 im Durchschnitt geöffnet. In den Großstädten waren es pro Tag sogar 9,9 Stunden.
Die Folge: Vier von fünf Kitaleitungen (82 Prozent) fühlen sich psychisch durch ihre Tätigkeit belastet. Eine physische Belastung nimmt mehr als die Hälfte (54 Prozent) der Kitaleitungen wahr (DKLK-Studie).
Das wirkt sich nicht nur auf den Kita-Alltag aus, sondern auch auf die Gesundheit der pädagogischen Fachkräfte. Krankmeldungen häufen sich, die Ausfallzeiten werden länger und die Erzieherinner und Erzieher sind schlagartig für doppelt so viele Kinder zuständig – und das über mehrere Wochen.
Das führt dazu, dass die gesetzliche Aufsichtspflicht nicht erfüllt werden kann, weil der Mindestpersonalschlüssel nicht eingehalten wird. Dies führt zu weiteren Ausfällen und wiederholten Notbetreuungen in den Kitas. Ein Teufelskreis, für dessen Durchbruch wir eine Lösung gefunden haben, die wir weiter unten vorstellen werden.
Pädagogische Arbeit bleibt auf der Strecke wegen Zeitmangel
Viele Erzieherinnen und Erzieher können ihrer eigentlichen Arbeit nicht mehr nachgehen. Aus dem Kita-Bericht 2022 des Paritätischen Gesamtverbands geht hervor, dass 60 Prozent der Kitas in Deutschland den Bedürfnissen der Kinder nicht gerecht werden, sodass die pädagogische Arbeit auf der Strecke bleibt.
Die Erzieher haben keinen Raum, um wichtige Themen mit den Kindern zu besprechen oder sie bei ihrer Entwicklung zu fördern. Es herrscht lediglich “Notbetrieb”. Hinzu kommt, dass wichtige Gespräche mit den Eltern zu kurz kommen oder ganz ausbleiben müssen.
Die Ursache: Mangelnde Integration neuer Mitarbeitenden
88% der neu Eingestellten sind von Tag 1 unzufrieden mit der Anstellung
Aus einem Harvard Business Manager Bericht geht hervor, dass 88 Prozent der Mitarbeitenden unzufrieden mit ihrer Einarbeitung sind und sich damit seit dem ersten Tag unwohl fühlen. Diese Unzufriedenheit senkt die Produktivität der neuen Mitarbeiter um bis zu 62 Prozent und erhöht die hohe Mitarbeiterfluktuation in den Kitas.
Eine Softgarden-Studie zum Thema Onboarding 2022 hat ergeben, dass 17,8 Prozent der neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihren Job noch in der Probezeit kündigen. Zum Vergleich: 2018 waren es lediglich 11,6 Prozent der neuen Kollegen, die innerhalb der ersten 100 Tage gekündigt hatten.
Ausgrenzung neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
Neue Mitarbeitende klagen häufig darüber, dass sie nicht in das Team integriert werden.
Ein Mangel an Integration bedeutet im Umkehrschluss Ausgrenzung und ist auf ein schlechtes Onboarding zurückzuführen. Die Softgarden-Studie zum Onboarding offenbart folgende Zahlen:
● 25 Prozent der neuen Mitarbeiter werden ihren Kollegen nicht vorgestellt.
● 43 Prozent der neuen Mitarbeiter haben keinen Ansprechpartner und sind auf sich allein gestellt.
● Gerade mal ein Drittel der neuen Mitarbeiter erhalten ein systematisches Onboarding-Programm. In zwei von drei Fällen ist das Onboarding “improvisiert”.
Bereits am ersten Arbeitstag fühlen sich damit die neuen Mitarbeiter nicht aufgenommen und somit ausgegrenzt. Es findet kein Anschluss in das Team statt.
Wenig Wertschätzung der Mitarbeitenden
Eine Lifeworks-Umfrage hat ergeben, dass 76 Prozent der befragten Arbeitnehmer auf der Suche nach einer neuen Arbeitsstelle sind, wenn sie keine Anerkennung für ihre Leistung bekommen und auf der Arbeit nicht geschätzt werden.
Die bereits erwähnte DKLK-Studie bestätigt, dass Kitaleitungen wenig Wertschätzung für ihre Arbeit seitens der Politik und der Gesellschaft wahrnehmen. „Das Vorurteil ‚wir spielen, basteln und betreuen die Kinder nur‘, hält sich hartnäckig in den Köpfen der Gesellschaft“ – so das Empfinden von 75 Prozent der Kitaleitungen.
Neue Mitarbeitende treiben auf offener See - keine Rückmeldung durch Vorgesetzte
Viele neue Mitarbeiter fühlen sich allein gelassen und treiben “auf offener See”, da es ihnen an positiver Rückmeldung fehlt.
Eine Gallup Studie hat festgestellt, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die positive Rückmeldungen von ihren Vorgesetzten bekommen und in ihren Stärken bestätigt werden, 8 Prozent produktiver arbeiten und mit einer 15 Prozent niedrigeren Wahrscheinlichkeit ihren Job kündigen.
Hier ist jedoch Vorsicht geboten: Die Qualität des Feedbacks ist entscheidend – es sollte nicht immer nur positiv sein, sondern in erster Linie spezifisch und (bei Kritik) umsetzbar sein.
Schlechtes Onboarding ist die Wurzel des Problems
Schlechtes Onboarding verdoppelt die Wahrscheinlichkeit einer frühzeitigen Kündigung und erhöht die Mitarbeiterfluktuation. Eine Haufe Onboarding-Studie 2021 zeigt, dass 36 Prozent aller neuen Mitarbeiter ihren Arbeitsvertrag noch vor dem ersten Arbeitstag kündigen.
Außerdem zeigt die Softgarden-Studie, dass 2022, dass 15,6 Prozent der Bewerbende sich noch in der Bewerbungsphase gegen eine Anstellung entscheiden, weil sie einen negativen Eindruck vom Onboarding hatten.
Eine weitere Studie der Boston Consulting Group aus dem Jahr 2013 bestätigt: “Wie zahlreiche Erfahrungen zeigen, steigert ein systematischer Onboarding-Prozess für Neueinstellungen nicht nur die Produktivität, sondern führt auch zu einer Verringerung der “Arbeitskräfteabgänge” – dem Verlust von Mitarbeitern, die das Unternehmen behalten möchte – im ersten und zweiten Jahr der Beschäftigung.”
Die Lösung: 5 Phasen eines systematischen Onboardings
Vor dem ersten Arbeitstag - Vorbereitung und Vorfreude
Halten Sie den Dialog zu Ihren neuen Erzieherinnen und Erziehern warm: Brechen Sie noch vor dem ersten Arbeitstag das Eis mit einer E-Mail, dass Sie sich auf den neuen Kollegen, die neue Kollegin freuen. Senden Sie auch eine Willkommensmappe mit allen wichtigen Informationen – auch zum Onboarding-Plan.
Informieren Sie außerdem Ihr Team und die Familien über die neue Kollegin, den neuen Kollegen. Bestimmen Sie außerdem einen Mentor, der die neue Erzieherin vom ersten Augenblick an betreut.
Der Name der neuen Erzieherin, Erzieher ist Pflichtlektüre für das bestehende Team.
Der erste Arbeitstag - Orientierung und Kennenlernen
Der erste Arbeitstag ist Chefsache. Deshalb sollten Sie als Kitaleitung bei der Begrüßung anwesend sein und die neue Kollegin an der Türschwelle empfangen.
Danach geht es entspannt weiter mit einer Hausführung und einem lockeren Vorstellungsgespräch.
Nachdem Sie alles Wichtige besprochen haben, stellen Sie das Team vor und übergeben die neue Erzieherin, Erzieher ihrem Mentor bzw. Mentorin. Zum Ende hin sollten Sie ein kurzes Feedbackgespräch halten.
Die erste Woche - Struktur und Wohlfühlatmosphäre
Nach einem lockeren ersten Arbeitstag besprechen Sie mit der neuen Kollegin, dem neuen Kollegen ihren aktuellen Fahrplan. Dieser beinhaltet den Dienstplan, die Arbeitszeiten, das Konzept und die Werte der Kita, den Tages- und Wochenablauf der Gruppen. Darüber hinaus sollten Sie der neuen Fachkraft dabei helfen, sich reibungslos ins Team einzugliedern und ihr das Gefühl geben, angekommen zu sein.
Vierte bis achte Woche - Feedback und Ziele
Nach den ersten vier Wochen sollten Sie ein ausführliches Feedbackgespräch halten und die weiteren Ziele und Etappen der neuen Erzieherin festlegen - vorzugsweise zusammen mit der Mentorin. Besprechen Sie den aktuellen Stand der Erzieherin: Wie fühlt sich die Erzieherin? Wo hat sie noch Schwierigkeiten? Danach gehen Sie gemeinsam den Einarbeitungsplan für die kommenden Wochen durch und legen Ziele fest.
Ab der achten Woche - Selbständigkeit und Verantwortung
Nach den ersten zwei Monaten können Sie mit der Erzieherin, dem Erzieher ein abschließendes Feedbackgespräch führen.
Danach sollte es schon in die Selbständigkeit gehen und die Erzieherin, der Erzieher kann in verschiedenen Bereichen Verantwortung übernehmen - Elterngespräche führen, Eingewöhnung neuer Kinder begleiten und zu einem vollwertigen Team-Mitglied aufsteigen.
Fazit
Die Personalsituation in den Kitas ist kritisch – aber nicht hoffnungslos. Die hohe Fluktuation, die häufigen Krankmeldungen und die anhaltende Unzufriedenheit der Erzieher führen in der Regel auf ein schlechtes Onboarding-Programm zurück.
Deshalb sollte man das Problem nicht verschieben, sondern an der Wurzel anpacken.
Wie ein systematisches Onboarding-Programm funktionieren könnte, haben wir Ihnen vorgestellt. Wir hoffen, dass wenigstens einige Kitas anfangen, an ihrem Onboarding zu arbeiten und es zu verbessern.
Wer ist HELMECA Personal GmbH?
2011 haben Raúl und Virginia Krämer mit deutsch-spanischen Wurzeln HELMECA Personal GmbH gegründet.
Seitdem ist HELMECA zum Spezialisten und Marktführer für die Gewinnung und Integration von qualifizierten ErzieherInnen aus Spanien aufgestiegen.
Aktuell besetzt HELMECA pro Jahr rund 120 Kita-Stellen in München und im Rhein Main- Gebiet bei freien und kirchlichen Trägern, Städten und Gemeinden durch Fachkräfte aus Spanien.
HELMECA setzt auf ein ganzheitliches Konzept: vom ersten Bewerbungsgespräch und Auswahl der Richtigen, über den Sprachkurs in Spanien, zur Anerkennung des ausl. Abschlusses bei den jeweiligen Ministerien, Betreuung von Kita und Erzieher bis zur Fachkraft, hin zur Festanstellung beim Träger.
Seit der Gründung wurden über 800 spanische Erzieherinnen und Erzieher erfolgreich integriert.
Die Gründer helfen Kitas dabei, ihren Onboarding-Prozess langfristig zu verbessern.