5 kritische Fehler beim Onboarding in der Kita, die zum Personalmangel führen - und 2 wichtige Bausteine, um dieses Problem zu lösen

Dauerhafter Personalmangel in den Kitas mindert die Qualität der pädagogischen Arbeit, überlastet die Erzieher auf seelischer und körperlicher Ebene und drosselt das Wohlbefinden der Kinder. Um dem Fachkräftemangel entgegenzuwirken, wird häufig unqualifiziertes Personal eingestellt, wodurch ebenfalls die Qualität des pädagogischen Handelns vermindert wird. Deshalb lautet die dringende Frage: Wie können Sie als Kita-Leitung qualifiziertes Personal gewinnen und dafür sorgen, dass sich Ihre neuen Erzieher in der Kita wohlfühlen und langfristig an die Kita gebunden werden?

Die Antwort lautet: Gutes Onboarding. Damit Sie verstehen, wie ein gutes Mitarbeiter-Onboarding funktioniert, schauen wir uns erstmal die häufigsten Fehler an, die dafür sorgen, dass ein Großteil der Kitas ihre neuen Mitarbeiter verlieren:

5 Fehler im Onboarding, die Kitas ab heute vermeiden müssen

1) Kita-Leitung ist nicht am Onboarding beteiligt

Wenn die Kita-Leitung am Onboarding nicht beteiligt ist, führt es zu einem Fehlstart auf beiden Seiten: Der neue Erzieher bekommt von Tag 1 das Gefühl, irrelevant zu sein. Die Kita-Leitung dagegen versäumt die Chance, das eigene Team durch einen neuen und motivierten Erzieher zu verstärken. Deshalb obliegt es der Kita-Leitung, den Grundstein für eine langfristige und gute Bindung zum neuen Erzieher zu legen, indem sie von Beginn an ihre Wertschätzung mitteilt. Dazu gehört: Sich die Zeit nehmen, den neuen Erzieher persönlich zu empfangen, dem Team vorzustellen und durch die neue Kita zu führen.

2) Ein Mentor für den neuen Erzieher ist nicht bestimmt

Neue Erzieher, die weder einen Mentor noch einen Ansprechpartner bekommen, fühlen sich, als würden sie "alleine im Wald umherirren" und können sich nicht in das Team integrieren. Diesen Bereich der sozialen Integration übernimmt der Mentor, indem er den neuen Erzieher zum gemeinsamen Essen in der Mittagspause einlädt und dem Team näher vorstellt. Außerdem steht der Mentor dem neuen Erzieher jederzeit zur Verfügung und beantwortet alle Fragen rund um die Kita, Kinder, Eltern und Abläufe.

3) Das Team ist nicht über den neuen Erzieher informiert

Die Tragödie von Romeo und Julia ist so traurig, weil sie auf einem großen Missverständnis beruht. Bei aller Liebe: Wenn die Kommunikation nicht stimmt, dann funktioniert es nicht. Bei vielen Kitas sieht die Realität ähnlich aus. Die “Liebe” eines neuen Erziehers, die sich durch Motivation, Aufregung, Spannung und Vorfreude äußert, wird von der Kita nicht erwidert: Das Team ist über den neuen Kollegen entweder nicht informiert oder die Eltern wissen nicht, dass ein neuer Erzieher mit an Bord kommt. Es kommt häufig vor, dass kaum jemand von den Eltern oder den Teamkollegen den Namen des neuen Erziehers kennt. Sowohl die Eltern, als auch das Team sollten eine Art Steckbrief erhalten, damit sich der neue Erzieher von Tag eins an wohlfühlt und das Gefühl hat, in der Kita "zu Hause" zu sein. So vermeidet man traurige Missverständnisse.

4) Keine Willkommenskultur und kein Interesse am neuen Mitarbeiter

Nichts ist so frustrierend wie das Gefühl, "unsichtbar" zu sein. Das heißt: Das Team ist mit sich selbst beschäftigt und zeigt kein Interesse am neuen Erzieher. Dieses Gefühl der Ablehnung schmettert jegliche Motivation nieder und suggeriert dem neuen Kollegen: "Du bist hier nicht erwünscht." Die Ursache dafür ist in der Regel eine fehlende Willkommenskultur. Wenn das bestehende Team nicht weiß, wie es sich beim Empfang eines neuen Kollegen verhalten soll, dann fühlt sich auch der "Neue" fehl am Platz.

5) Kein Vertrauen zur Kita-Leitung

Erzieher kündigen nicht den Job - sondern ihre Kita-Leitung. Eine Gallup-Studie zeigt: "Jeder zweite Arbeitnehmer hat seinen Arbeitsplatz verlassen, um von seinem Vorgesetzten wegzukommen." Eine ähnliche Tendenz zeigt sich auch in Kitas, denn viele Kita-Leitungen versäumen es, Vertrauen zu ihren neuen Erziehern aufzubauen, weil sie "nicht in Reichweite" sind. Das heißt: Während des Onboardings kommt es nicht zu regelmäßigen Feedback-Gesprächen und der neue Erzieher hat nicht die Chance, seine Erwartungen, Probleme oder erste Erfolge mitzuteilen. Durch regelmäßigen Austausch kann die Kita-Leitung möglichen Hindernissen frühzeitig entgegenwirken und dadurch die Bindung zum neuen Erzieher stärken.

Die oben genannten Fehler sind leider Realität in vielen Kitas. Doch sie sind vermeidbar und der Prozess des Onboardings ist optimierbar. Und zwar mit folgenden zwei Zutaten:

2 Schlüsselfaktoren für ein erfolgreiches Onboarding

1) Die 3 Phasen des Onboardings

Das Onboarding kann man in drei Phasen gliedern, um dem neuen Erzieher den bestmöglichen Start in die Kita zu ermöglichen:

#1 Vor dem ersten Arbeitstag: Die Vorbereitungsphase

Die Vorbereitungsphase kann von der Stellenanzeige bis zum ersten Arbeitstag gespannt werden. In diesem Zeitraum bereiten Sie sich und Ihr Team auf den neuen Kollegen vor. In dieser Phase sollten Sie den neuen Erzieher bereits als einen Teil des Teams betrachten. Sollte also ein Team-Event stattfinden, wie zum Beispiel eine Weihnachtsfeier, gemeinsames Essen, oder ein Sommerfest, dann laden Sie den neuen Erzieher ein - so kann er noch vor dem ersten Arbeitstag das Team kennenlernen. Außerdem sollten Sie die Elternschaft über den neuen Erzieher informieren und Ihrem Team die Hausaufgabe mitgeben, den Namen des "Neuen" zu lernen.

#2 Struktur und Kennenlernen: Die Orientierungsphase

Die Orientierungsphase kann auf die erste Arbeitswoche gespannt werden. Als Kita-Leitung obliegt es Ihnen, den neuen Erzieher persönlich willkommen zu heißen und dem Team vorzustellen. Weisen dem neuen Kollegen auch einen Paten oder Mentor zu und geben Sie ihm eine persönliche Führung durch die Kita, damit er seinen neuen Arbeitsplatz kennenlernen kann. Gehen Sie außerdem den Tages- und Wochenablauf durch und sprechen Sie gemeinsam über die Werte der Kita. Am Ende der ersten Woche sollten Sie sich Zeit für ein Feedback-Gespräch nehmen - und vor allem den neuen Erzieher zu Wort kommen lassen, damit er seine Eindrücke mitteilen und eventuelle Fragen klären kann.

#3 Feedback und Einarbeitung: Die Integrationsphase

Die Integrationsphase beginnt etwa nach der ersten Arbeitswoche und dauert bis zum Ende der Probezeit an. Neben Teambuilding-Maßnahmen sind konstruktive Feedback-Gespräche das Wichtigste, um den neuen Erzieher langfristig an die Kita zu binden. Dabei sollten Sie nicht nur auf die Leistung, sondern vor allem auf die Gefühle und Eindrücke des neuen Erziehers eingehen: Wie fühlt er sich? Wo hat er noch Schwierigkeiten? Was klappt besonders gut und welche Fragen sind noch ungeklärt? Nach einigen Wochen sollte der neue Erzieher in die "Selbständigkeit übergehen" und in den verschiedenen Bereichen der Kita Verantwortung übernehmen. Dazu gehört unter anderem die Eingewöhnung neuer Kinder zu begleiten oder Elterngespräche führen.

2) Integration auf 3 Ebenen

Der Kernpunkt eines erfolgreichen Onboardings ist Integration und Bindung der Erzieher an die Kita, um ihnen das verbindliche Gefühl von Sicherheit und “Heimat” zu geben. Die Integration kann auf drei Ebenen gespalten werden: Soziale, fachliche und kulturelle Integration.

#1 Soziale Integration

Das Ziel: Der neue Erzieher muss sich im Team wohlfühlen und das Gefühl haben, dazuzugehören.

Dazu gehört:

● Gemeinsame Mittagspausen mit den Teamkollegen

● Ein Mentor oder Pate, der jederzeit für alle Anliegen zur Seite steht

● Ein Steckbrief für die Elternschaft, damit der neue Erzieher bei den Eltern nicht als ein Fremder wahrgenommen wird

● Ein Vorstellungsvideo des Teams für den Erzieher - und ein Vorstellungsvideo des Erziehers für das Team

#2 Kulturelle Integration

Ziel: Der neue Erzieher muss "im Einklang" mit der Kita sein und die Werte der Kita nachvollziehen und "leben" können.

Dazu gehört:

● Willkommensmappe mit allen wichtigen Informationen über die Kita

● Eventuell eine Einladung zu einem "Tag der offenen Tür"

● Gespräche über die Kita Werte

#3 Fachliche Integration

Ziel: Der neue Erzieher sollte die Möglichkeit haben, sein Potenzial schnellstmöglich zu entfalten und hohe Produktivität zu leisten.

Dazu gehört:

● Über die Abläufe und Prozesse in der Kita sprechen

● Die wichtige Aufgaben hervorheben

● Regelmäßige Feedback-Gespräche

Fazit: Das "Problem" in den Kitas ist nicht der Fachkräftemangel

Die kritische Personalsituation in den Kitas ist in der Regel das Ergebnis eines schlechten Onboardings, das zu häufigen Krankmeldungen, anhaltender Unzufriedenheit und folglich zu einer hohen Fluktuation führt. Deshalb sollte man das Problem an der Wurzel anpacken und ein systematisches Onboarding-Programm in Kitas einführen. Welche Fehler Sie dabei unbedingt vermeiden müssen - und auf welche beiden Schlüsselfaktoren es ankommt, haben wir Ihnen vorgestellt. Wir hoffen, dass wenigstens einige Kitas anfangen, an ihrem Onboarding zu arbeiten, um die Situation für ihre Erzieher, Kinder und Eltern zu verbessern.

Wer ist HELMECA Personal GmbH?

2011 haben Raúl und Virginia Krämer mit deutsch-spanischen Wurzeln HELMECA Personal GmbH gegründet.

Seitdem ist HELMECA zum Spezialisten und Marktführer für die Gewinnung und Integration von qualifizierten ErzieherInnen aus Spanien aufgestiegen.

Aktuell besetzt HELMECA pro Jahr rund 120 Kita-Stellen in deutschen Städten und Gemeinden durch Fachkräfte aus Spanien.

Dabei setzt HELMECA auf ein ganzheitliches Konzept vom ersten Bewerbungsgespräch, über die Anerkennung der ausl. Abschlüsse, bis hin zur Festanstellung bei Ihnen als Träger.

Seit der Gründung wurden über 770 spanische Erzieher erfolgreich integriert.