Mitarbeiter Offboarding: Chance oder Fehler?
Vom Abschied zur neuen Chance:
Warum ein strukturiertes Offboarding für jede Kita unverzichtbar ist
Ein donnerndes Schweigen hallt durch den Raum und macht die Spannung zwischen ihnen förmlich greifbar.
Die Erziehern sitzt ihrer Chefin gegenüber und spürt ihren Blick wie einen engen Strick um den eigenen Hals.
Sie gilt als Verräterin, die das Vertrauen ihrer Kollegen und das ihrer Vorgesetzten missbraucht hat. Ihr Vergehen:
Sie hatte die Chance eines Karriersprungs wahrgenommen und eine Kündigung eingereicht.
Das Thema Kündigung wird heutzutage immer noch als ein Akt des Verrats betrachtet.
Ein Fehler – wie Sie gleich feststellen werden.
Die Trennung von Mitarbeitern sollte nicht als ein Schlussstrich gesehen werden. Sie sollten dies viel mehr als eine neue Chance mit viel Potenzial betrachten.
Der Geschäftsführer einer großen Kanzlei sagte in einem Interview:
“Die Beziehung zu einem Mitarbeiter ist komplex. Sie endet nicht, nur weil das Arbeitsverhältnis aufgelöst wurde.”
Dies gilt besonders für Kitas, die mit einer hohen Fluktuation und einem stets wachsenden Fachkräftemangel zu kämpfen haben, finden Sie nicht auch?
Deshalb sollte die Kündigung ein positives Erlebnis im Rahmen eines strukturierten Offboarding erlebbar sein.
Was ist das Offboarding und welche Vorteile bringt es mit sich?
Das Offboarding ist ein strukturierter und organisierter Austritt eines Mitarbeiters aus dem Unternehmen - oder der Kita.
Das Ziel dabei ist es, einen möglichst positiven Eindruck beim scheidenden Mitarbeiter zu hinterlassen und die Möglichkeit für eine Wiederkehr offenhalten.
Außerdem schafft ein geplantes Offboarding ein positives Klima in der Kita und bietet darüber hinaus weitere Vorteile.
#1 Gut vorbereitet
Durch ein strukturiertes Offboarding stellen Sie sicher, dass bei einem Mitarbeiterwechsel keine Personallücken entstehen.
Wenn das Thema des Karrierewechsel in der Kita normalisiert wird, können Sie frühzeitig mit der Planung und der Suche eines neuen Mitarbeiters beginnen.
Damit beugen Sie einen Mitarbeiterengpass vor und sorgen für Kontinuität in der Kita.
Ein weiterer Vorteil ist, dass eine Kündigung nicht mehr “urplötzlich” in den Briefkasten flattert und wie eine Tür ins Haus fällt.
#2 Vom Ehemaligen zum Botschafter
Wenn die Kündigung rechtzeitig thematisiert wird (weiter unten mehr dazu), nimmt es den Mitarbeitern die Spannung weg.
Außerdem zeigen Sie Ihren Mitarbeitern Ihre Wertschätzung, wenn Sie ein Klima in der Kita schaffen, in dem es möglich ist, offen über einen Karrierewechsel sprechen zu können.
Das stärkt zum einen die Mitarbeiterbindung – und macht ehemalige Mitarbeiter zu möglichen “Botschaftern” Ihrer Kita.
So werden Ehemalige positiv über Ihre Kita sprechen und die Wahrscheinlichkeit ist höher, dass sie auch potenzielle Kandidaten an Sie weiterempfehlen werden.
#3 Professionelles Auftreten
Sowohl das Onboarding als auch das Offboarding ist viele Kitas Neuland.
Doch ein strukturiertes Offboarding zeugt von Professionalität und hinterlässt einen positiven Eindruck bei Mitarbeitern.
Dies erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass Ehemalige Mitarbeiter wieder in Ihre Kita zurückkehren – sofern Sie Ihnen klar kommuniziert haben, dass ihnen die Tür für eine Rückkehr offensteht.
Außerdem ermöglicht ein strukturiertes Offboarding den Abgang von Mitarbeitern professionell und respektvoll zu gestalten.
Dadurch vermeiden Sie, dass negative Gerüchte oder Missverständnisse entstehen, die den Ruf Ihrer Kita beeinträchtigen könnten.
#4 Beugen Sie Kündigungen vor
Im Rahmen eines organiserten Offboardings sollten Sie sich Feedback von Ihren scheidenden Mitarbeitern holen und eine wichtige Frage klären:
Was ist der Kündigungsgrund?
Daraus können Sie Rückschlüsse ziehen und mögliche Kündigungen in der Zukunft vermeiden.
Das erfordert natürlich eine positive und vertrauensvolle Atmosphäre, sodass Ihr Mitarbeiter offen über seine Beweggründe sprechen kann.
4 häufige Fehler im Mitarbeiter-Offboarding
Das Offboarding stellt für viele Kitas eine Herausforderung dar.
Deshalb kommt es häufig zu Fehlern – im Umgang mit Mitarbeitern und im Prozess der Kündigung.
Wir zeigen Ihnen dabei die 4 häufigsten Fehler:
#1 Kündigung ist ein Tabu
In vielen Unternehmen – darunter auch in Kitas – herrscht die Meinung, dass Kündigung ein “No-Go” ist.
Arbeitgeber betrachten es als illoyal oder sogar als Verrat am Unternehmen selbst.
Wer kündigt, missbraucht das Vertrauen der Kollegen und des Chefs – und brennt damit sämtliche Brücken nieder.
Entsprechend verhalten sich Arbeitgeber kühl, ungeduldig und in vielen Fällen unhöflich.
In einigen Fällen nimmt dieses Verhalten eine Eigendynamik an und “steckt” andere Mitarbeiter an, sodass es zur Ausgrenzung von ausscheidenden Mitarbeitern kommt.
#2 Keine Wertschätzung
Arbeitgeber machen sich wenig bis kaum Mühe, ihren austretenden Mitarbeitern mit Wertschätzung entgegenzukommen.
Lieblose Formulare, ein formelles Lächeln und flüchtige Austrittsgespräche – das ist oft auch schon alles.
Mitarbeiter, die gekündigt haben, werden kaum noch beachtet.
Bisherige Leistungen und wichtige Beiträge zum Unternehmen oder für die Kita werden vergessen oder in den Schatten geschoben.
Dabei sollte der Onboarding Prozess die Kultur der Kita widerspiegeln.
#3 Kein Interesse an ehemaligen Mitarbeitern
Arbeitgeber sehen die Kündigung oft als einen finalen Schlussstrich.
So werden ehemalige Mitarbeiter vergessen und nicht mehr berücksichtigt.
In den meisten Fällen bricht auch der Kontakt ab – was sich oft als Fehler herauskristallisiert.
Weiter unten zeigen wir Ihnen, warum es sinnvoll ist, den Kontakt zu Ehemaligen “warm” zu halten – und wie sie als Kitaleitung davon profitieren können.
#4 Keine feste Struktur
Ein erfolgreiches Onboarding erkannt oft an einer simplen Sache:
Seine Struktur.
Im Offboarding ist es nicht anders. Leider haben viele Kitas immer noch keine einheitliche Struktur und kein geregeltes Offboarding Programm.
Dadurch erhöht es die Schwierigkeit, einen potenziellen Nachfolger für die offene Vakanz zu finden beeinträchtigt den Alltag in der Kita, da es zusätzlichen Stress für die Mitarbeiter bedeutet, wenn eine Fachkraft dauerhaft nicht da ist.
Das Offboarding wirkt planlos, schlecht organisiert und drückt mangelnde Wertschätzung dem scheidenden Mitarbeiter aus.
Alles mündet in einer negativen Ausstiegserfahrung.
6 Tipps für ein erfolgreiches und strukturiertes Offboarding
Der Nobelpreisträger und Verhaltensforscher Daniel Kahneman hatte mit seinen Forschungen die Peak-End-Regel belegt:
Menschen beurteilen ihre Erfahrung hauptsächlich daran, wie sie sich auf ihrem Höhepunkt gefühlt haben – und an ihrem Ende. Alles dazwischen fließt in die Wertung kaum ein.
Deshalb geben wir Ihnen 6 Tipps, wie Sie Ihr Offboarding Programm in Ihrer Kita aufstellen können, um Ihren ehemaligen Mitarbeitern das bestmögliche Erlebnis zu bieten.
#1 Das Offboarding frühzeitig thematisieren
Die Ära, dass Mitarbeiter ihrem Unternehmen bis zur Rente treu bleiben, ist vorbei.
Eine Studie in den USA vom Amt für Arbeitsstatistik hat festgestellt, dass die Bindung zu Unternehmen seit Corona auf gerade mal 4,1 Jahre geschrumpft ist.
Eine ähnliche Entwicklung beobachten wir auch in Deutschland:
In Zeiten des Fachkräftemangels geht allen voran die Generation Z sehr selbstbewusst mit diesem Thema um und tendiert dazu, den Arbeitgeber häufiger nach nur wenigen Jahren zu wechseln.
In diesem Sinne:
Kitas sollten von diesem negativen Kündigungsbils abkehren und den Wechsel als normalen Teil des beruflichen Werdegangs betrachten.
Erfolgreiche Unternehmen mit einem fortschrittlichen Offboarding-Programm thematisieren das Thema bereits im Onboarding. Damit zeigen sie den neuen Mitarbeitern, dass ein Karrierewechsel dazugehört und in der heutigen Zeit normal ist.
Was hält Sie als Kitaleitung davon ab, dieses Thema ebenfalls im Onboarding anzusprechen?
Auf diese Weise stechen positiv als Arbeitgeber hervor und stärken dadurch sogar die Bindung zu ihren Mitarbeitern.
#2 Halten Sie die Tür offen
Eine UKG-Umfrage in 6 verschiedenen Ländern hat gezeigt, dass 46% derjenigen, die ihren Job gewechselt haben, den Wechsel bereuen.
Daraus geht aber auch hervor, dass etliche Menschen sich unsicher sind, ob es eine Möglichkeit gibt, in das Unternehmen zurückzukehren.
Ähnliches beobachten wir auch in Kitas.
Halten Sie Ihren Ehemaligen die Türen für eine Rückkehr offen, indem Sie klar und deutlich kommunizieren, dass ihnen die Tür auch in der Zukunft weiterhin offen bleibt.
Ehemalige, die wieder im Betrieb arbeiten, werden als “Boomerang Mitarbeiter” bezeichnet und zeigen, dass es völlig normal ist, dass Kündiger zurückkehren.
In Umständen von ständiger Fluktuation zeigt es außerdem den Mitarbeitern in den Kitas, dass ein Karrierewechsel normal ist – aber auch dass die Türen für eine Rückkehr offenstehen.
Das trägt außerdem zum Klima bei, das negative Bild der Kündigung zu normalisieren und die Scheu vor Ablehnung zu nehmen.
#3 Halten Sie Kontakt zu Ehemaligen
Versuchen Sie, möglichst alle aktuellen Kontaktinformationen Ihrer Ehemaligen zu erhalten:
- Adresse
- Telefonnummer
Fragen Sie nach Ihrer Zustimmung, um weiterhin in Kontakt zu bleiben.
Auf der einen Seite zeigen Sie Ihren Ehemaligen, dass Sie keinen Groll gegen sie hegen. Auf der anderen Seite bleibt die Beziehung positiv und erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre Ehemaligen positiv über Ihre Kita sprechen – und sie weiterempfehlen.
Gut aufgestellte Unternehmen mit einem durchdachten Offboarding Programm bestimmten sogar einen “Guardian”. Das ist eine Person, die für ehemalige Mitarbeiter verantwortlich ist und den Kontakt warm hält.
In der Regel melden sie sich bei Ehemaligen immer dann, wenn es eine Wiedereinstellungsmöglichkeit gibt oder wenn Betriebsfeiern stattfindet.
Und nun eine Frage an Sie:
Was hindert Sie daran, Ehemalige zu Ihren Sommerfesten einzuladen und die Beziehung zu pflegen?
Ehemalige Mitarbeiter sind oft die besseren Kandidaten, um offene Vakanzen zu besetzen.
#4 Alumni-Programme
PeoplePath (Alumni-Management Plattform) und die Cornell Universität haben 2019 in einer gemeinsamen Studie herausgefunden, dass ein Drittel aller Alumni weiterhin als Kunden, Partner oder Lieferanten mit früheren Arbeitgebern in Beziehung stehen.
Darüber hinaus waren 15% aller Neueinstellungen entweder Alumni gewesen – oder Kandidaten, die von Alumni empfohlen wurden.
Dennoch haben viele Unternehmen noch keine Alumni-Programme. Eine Gallup-Studie hat herausgefunden, dass gerade einmal 12% aller Ehemaligen Teil eines Alumni-Netzwerks sind.
Besonders für Kitas ist dies ein unerforschtes Neuland. Doch was hindert Sie als Kitaleitung daran, mit ihren ehemaligen Mitarbeitern über Alumni-Programme in Kontakt zu bleiben?
Dazu benötigen Sie keine auffälligen oder kostenpflichtigen Plattformen. Mit einer Gruppe auf LinkedIn, Facebook oder einem Newsletter sind Sie bereits der Einäugige im Reich der Blinden.
George Sample, Geschäftsführer der Federal Reserve Bank of Cleveland sagte in einem Interview, dass er sich seinem früheren Arbeitgeber auch nach Jahren verbunden fühlte, da er regelmäßig im Newsletter über die Fortschritte im Unternehmen informiert werde.
Was bedeutet es für Sie als Kitakeitung?
Führen Sie ein Alumni-Programm in Ihrer Kita ein. Eine E-Mail im Monat reicht schon aus:
- Laden Sie Ehemalige zu Jahrestreffen, Sommerfesten oder sonstigen Veranstaltungen ein
- Würdigen Sie ausscheidende Mitarbeiter für Ihre Leistung und ihren Beitrag in der Kita
- Heißen Sie Neulinge Willkommen und informieren Sie Ehemalige über Stellenausschreibungen
#5 Exit-Gespräche
Planen Sie gut strukturierte Ausstiegsgespräche.
Schaffen Sie dazu eine angenehme und wertschätzende Atmosphäre, sodass sich der scheidende Mitarbeiter wohlfühlt und offen über seine Gedanken und Gefühle sprechen kann.
Holen Sie sich Feedback ein und bringen Sie in Erfahrung, wie Ihr Mitarbeiter die Zeit in der Kita wahrgenommen hat. Was waren positive Erlebnisse und welche Verbesserungsvorschläge hat er?
Außerdem wichtig:
Klären Sie, ob Ihr weiterhin in Kontakt bleiben könnt und nutzen Sie diese Gelegenheit, um Ihren austretenden Mitarbeiter in das Alumni-Programm aufzunehmen.
Führende Unternehmen nehmen Ihre Mitarbeiter nicht erst beim Offboarding, sondern schon im Onboarding in ihrem Alumni Programm auf – das können Sie ebenfalls tun.
Fragen Sie außerdem nach Feedback zum Offboarding und nutzen Sie die Rückmeldung, um das Erlebnis im Offboarding weiterhin zu verbessern.
Eine Gallup Studie hat gezeigt, dass die Wahrscheinlichkeit 2,9 mal höher ist, das Ehemalige das Unternehmen weiterempfehlen, wenn sie ein positives Ausstiegserlebnis hatten.
Und in Zeiten der medialen Unruhe könne der Erzieherberuf jedes positive Feedback gut vertragen, wie Sie unserem Artikel entnehmen können.
#6 Würdigen Sie Ihre Mitarbeiter
Wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen, sprechen Sie über den ehemaligen Mitarbeiter.
Es liegt an Ihnen, ob ehemalige Mitarbeiter positiv oder negativ über Sie und die Kita sprechen.
Heißt:
Gehen Sie respektvoll mit austretenden Mitarbeitern um und würdigen Sie ihre Leistung in der Kita.
Apple-Stores verabschieden ihre Mitarbeiter mit einer Standing-Ovation.
HubSpot organisiert sogar Abschlussfeiern für die ausscheidenden Mitarbeiter.
Welche Möglichkeiten haben Sie als Kitaleitung, Ihren Mitarbeitern ein möglichst positives Ausstiegserlebnis zu bieten?
Fazit zum Mitarbeiter Offboarding
Kitas müssen lernen, den Karrierewechsel als Teil eines natürlichen Werdegangs zu betrachten. Wenn die Kündigung enttabuisiert wird, fördert es ein positives Klima in der Kita und zieht nach der Kündigung keinen Schlussstrich, sondern bietet neue Chancen. Wir hoffen, dass die oben genannten Tipps Ihnen bei der Umstrukturierung helfen, sodass eine Rückkehr für Ihre ehemaligen Mitarbeiter einfacher wird.